PERENCANAAN PROYEK

PERENC.PENGEND. JADWAL PROYEK.

KULIAH. KE. IV. 

dosen : Ir.Zainudin

TANGGAL 5 April 2011

1. PENDAHULUAN.

Perencanaan merupakan salah satu fungsi vital dalam kegiatan manajemen proyek.

Perencanaan dikatakan baik bila seluruh proses kegiatan yang ada didalamnya dapat diimplentasikan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dengan tingkat penyimpangan minimal serta hasil akhir maksimal.

Secara umum defenisi Perencanaan adalah :

    Suatu tahapan  dalam manajemen proyek yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administratif agar dapat diimplementasikan.

Tujuan Perencanaan adalah : Melakukan usaha untuk memenuhi persyaratan spesifikasi proyek yang ditentukan dalam batasan Biaya, Mutu dan Waktu serta faktor keselamatan.

FILOSOFI PERENCANAAN.

Aman, kelamatan terjamin

Efektif, produk perencanaan berfungsi

Efisien, produk yang dihasilkan hemat biaya

Mutu terjamin, tidak menyimpang dari spesifikasi yang ditentukan.

2. PERENCANAAN TAHAP KONSEPTUAL PROYEK

  Pada tahap ini, hasil kajian berupa keputusan tentang               kelanjutan investasi terhadap proyek, di mana keputusan yang diambil berdasarkan asumsi-asumsi teknis yang dapat dipertanggungjawabkan.

A. STUDI KELAYAKAN PROYEK

Studi kelayakan proyek dilakukan dengan cara mengkaji modal yang ditanamkan, apabila nanti dapat mendatangkan keuntungan serta manfaat atau justru mendatangkan kerugian.

Studi kelayakan proyek menganalisis manfaat proyek dengan menganalisis aspek-aspek berikut ; pasar dan permintaan, manajemen dan keuangan, ekonomi, sosial, budaya, hukum,teknis, serta aspek lain yang berhubungan dengan proyek.

Analisis terhadap aspek yang ditinjau

1. Tinjauan Aspek Pasar dan Permintaan.

      Hal pertama dilakukan mengindendifikasi kebutuhan publik terhadap proyek, caranya dengan melakukan survey kebutuhan masyarakat sekitar akan jalan tol, akses jalan arteri menuju jalan tol, kondisi ekonomi dan sosial, dan penerapan tehnologi yang dipakai. Dan dilakukan dengan beberapa metode,seperti jajak pendapat, survey langsung dan lain-lain.

Selanjutnya

2.   Tinjauan Aspek Teknis

      Bila aspek pasar telah diketahui, berikutnya perlu dikaji   adalah kebutuhan-kebutuhan selama pelaksanaan proyek seperti desain engineering dengan kondisi peralatan dan material, layout dan pemetaan proyek.

 3.   Tinjauan Aspek Manajemen dan Koordinasi Pelaksanaan Proyek.

       Beberapa yang perlu dikaji agar proyek dapat dilaksana- kan dengan koodinasi yang baik adalah kondisi tenaga kerja dan sumber kesediaannya dekat dengan lokasi proyek , perencanaan organisasi proyek , penjadwalan proyek , aspek mobilisasi dan demobilisasi, serta alokasi peralatan selama proyek berlangsung.

selanjutnya

4. Aspek Sosial dan Ekonomi.

        Hal-hal yang perlu dikaji adalah perubahan tingkat sosial dan ekonomi masyarakat sekitar yang dialalui jalan tol, misalnya dampak sosial yang ditimbulkan serta pertumbuhan ekonomi dengan adanya jalan tol.

5. Tinjauan Aspek Finansial.

     Dalam menentukan layak atau tidaknya proyek , fungsi terpenting adalah aspek finansial di mana proyek hanya dapat terlaksana bila adanya anggaran dana.

6. Tinjauan Aspek Hukum .

     Kajian hukum kontraktual serta regulasi-regualasi yang harus  memperhitungkan resiko investasi proyek.

    

b. Detail engineering design (ded)

    Bila hasil pengkajian telah memenuhi krteria Pemilik Proyek, selanjutnya dilakukan penyusunan perencanaan proyek yang lebih terinci, seperti susunan organisasi proyek, rencana anggaran biaya, jadwal , perhitungan dan rancangan teknis, spesifikasi umum dan teknis, gambar kerja serta kelengkapan administrasi lainnya.

    Pada fase ini biasanya Pemilik Proyek menugaskan konsultan Perencana melakukan perencanaan  terhadap seluruh kebutuhan proyek sebagai berikut :

1   .Melakukan perhitungan-perhitungan teknis terhadap instalasi proyek yang akan dibangun lalu dibuat gambar kerja detail.

2.  Membuat uraian kegiatan sesuai langkah-langkah pelaksanaan proyek , beserta organisasi untuk koordinasi pihak-pihak yang terlibat dalam proyek.

selanjutnya

 3. masing-masing paket dibuat spesifikasi teknis mengenai penggunaan material, peralatan, dan jumlah tenaga kerja .

 4. Membuat perhitungan rencana anggaran biaya proyek (owner estimate), digunakan sebagai dasar bagi pemilik proyek untuk penyediaan dana keseluruhan proyek.

 5. Bila jumlah anggaran biaya sudah disetujui oleh pemilik, dilakukan perencanaan jadwal induk proyek, dengan alokasi waktu dan alokasi sumber daya secara garis besar.

 6. Menyiapkan kelengkapan administrasi dan teknis bentuk dokumen lengkap perencanaan, selanjutnya disebut Dokumen Kontrak.

Isi dokumen kontrak

Pokok-pokok persetujuan, yang berisi perjanjian antara  pihak pemilik proyek dan pelaksana.

Syarat-syarat umum dan khusus kontrak, yang meliputi hak dan kewajiban para pihak yang terlibat proyek.

Spesifikasi Teknis, berisi tentang spesifikasi material, tatacara dan metode pelaksanaan agar mutu proyek sesuai dengan rencana.

Gambar dan desain mengenai instalasi-instalasi dengan penjelasan yang detail dan akurat.

Volume pekerjaan (bill of quantity)

Addendum, pekerjaan tambahan yang tidak terdapat pada ruang lingkup.

Pengadaan/pelelangan proyek

Tata cara pelelangan seperti : penentuan kriteria dan penilaiannya,penilai profesional, data dan informasi harga yang berlaku saat ini, yang semuanya berguna untuk mendapatkan hasil evaluasi penawaran kewajaran harga yang obyektivitasnya tinggi serta membentuk kepanitiaan lelang oleh pemilik proyek.

Jenis-jenis pelelangan

Pelelangan Umum atau terbuka, pelelangan ini dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh peserta secara luas namun mempunyai kualifikasi lingkup bidang usaha, kemampuan yang sesuai. Pengumuman lelang biasanya melalui media massa serta pengumuman resmi oleh pihak pemilik proyek di instansinya.

Pelelangan terbatas, pelelangan ini hanya diikuti oleh rekanan yang terdaftar dan tercatat sebagai daftar rekanan mampu pada instansi pemilik proyek .

selanjutnya

Pemilihan langsung , dilakukan melalui pemilihan dari tiga penawar yang dipandang mampu dan dapat berkerja sama dengan pemilik proyek dalam pelaksanaan proyek dengan melakukan negosiasi harga,

Pengadaan langsung, pengadaan dilakukan untuk membantu rekanan pengusaha golongan ekonomi lemah tanpa melalui penawaran, tetapi  melalui pemilihan langsung.

Tahapan-tahapan pelaksanaan pelelangan.

Tahap pelaksanaan pelelangan dilakukan dengan urutan sistematis dan tertib.

1. Pengumuman melalui media massa serta papan pengumuman di instansi bersangkutan.
2. Pendaftran peserta lelang
3. Pengambilan dokumen penawaran dari panitia lelang’
4. Penjelasan (aanwijzing) berupa penjelasan administrasi dokumen penawaran, tinjauan ke lokasi proyek dengan membuat berita acara.
5. Pemasukan dokumen penawaran dari peserta lelang.

selanjutnya,.

Pembukaan dokumen penawaran

Penilaian penawaran oleh panitia yang mengusai secara profesional harga penawaran.

Usulan calon pemenang penawaran lelang, dengan membuat rangking penilaian tiga besar penawar terendah.

Penetapan pemenang, dilanjutkan pengumuman pemenang lelang.

Sanggahan oleh peserta lelang boleh dilakukan bila keputusan pemenang tidak sesuai dengan aturan yang telah disepakati.

Keputusan pemenang lelang oleh pemilik proyek dilakukan bila semua permasalahan telah selesai.

Konsep perencanaan tahapan pelaksanaan.

Kegiatan pada tahap ini biasanya dilakukan oleh kontraktor yang dipilih melalui tender/lelang atau penunjukan langsung.

Langkah-langkah perencanaan sebagai berikut :

1. Melakukan kajian terhadap gambar rencana dan spesifikasi teknis proyek yang ada, bila tidak sesuai konfirmasi ke konsultan perencana.
2. Melakukan perhitungan yang lebih teliti terhadap volume pekerjaan, kebutuhan material,peralatan serta tenaga kerja yang digunakan.

Selanjutnya,

3. Menyusun anggaran biaya pelaksanaan yang rinci dan disesuaikan dengan alokasi sumber daya.

4. Memilih jenis teknologi dan peralatan yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan.

5. Perumusan rincian kegiatan dengan jadwal yang akurat.

6. Persiapan aspek administrasi , pengadaan serta pengorganisasian pihak-pihak yang terlibat, penyusunan progran kerja, perencanaan Kesehatan dan Keselamatan Kerja serta sistem informasi manajemen.

Penentuan zoning area kerja dalam proyek

Selama masa pelaksanaan konstruksi diperlukan perencanaan area kerja yang memudahkan :

a. mobilisasi peralatan berat, kenderaan

b. keluar masuk material,

c. tempat penyimpanan material

d. tempat koordinasi proyek  berupa kantor sementara dsbnya,

e. Pagar mengililingi  lokasi proyek agar lokasi proyek tidak terganggu oleh lingkungan sekitar dan untuk menghindari aksi pencurian.

Untuk penentuan zoning pelaksanaan konstruksi dengan struktur yang berbeda seperti :

 bangunan bertingkat tinggi dengan jembatan, bangunan dam, jalan raya serta pabrik, masing-masing berbeda dalam penentuan zoningnya.

Pembagian Zoning di lapangan

A. zona 1.

Terdiri atas kantor direksi, kontraktor, subkontraktor dengan jenis bangunan bertingkat dua dijadikan satu zoning, menggunakan konstruksi kayu dengan luas masing-masing 150 m2, dengan pembagian sebagai berikut :

• Ruang rapat, toilet, mushalla
• Fasilitas air PDAM, tangki air serta listrik dari jaringan PLN sekitar proyek
• Pos keamanan berada di pintu masuk untuk pengamanan proyek.
• Pagar sementara dibuat dari seng gelombang di cat dengan tinggi 1,8 m dengan rangka terbuat dari pipa besi siku.

      

REKAYASA NILAI (VALUE ENGINEERING)

Value Engineering atau Rekayasa Nilai secara umum dapat diartikan: suatu usaha kreatif dalam mencapai suatu tujuan dengan mengoptimalkan biaya dan kinerja dari  suatu fasilitas atau sistem.

Dalam praktiknya rekayasa nilai tidak hanya melakukan kegiatan penghematan biaya, tapi juga tetap mendapatkan fungsi yang meningkat. Dengan demikian rekayasa nilai dapat diartikan  sebagai berikut :

a.  Melakukan  kajian dengan menjamin fungsinya tetap seperti yang diinginkan

b.  Fungsi  menjadi tolok ukur dari pencarian alternatif masalah.

c.  Selain kriteria biaya rendah, juga mendapatkan kinerja yang tinggi

d. Optimasi biaya dan kinerja untuk mendapatkan bersih yang besar.

Proses rekayasa nilai

Proses rekayasa nilai membutuhkan seorang yang profesional/tim yang dapat bertindak sebagai konsultan rekayasa nilai dan harus mempunyai kemampuan sb:

a)      Mampu mengoptimalkan biaya yang diperlukan dengan tetap menjaga efektivitas instalasi proyek yang dikerjakan.

b)      Mampu mengalokasikan dana dan waktu yang diperlukan sesuai dengan tujuan dan sasaran proyek.

c)      Mampu menggunakan tinjauan  rekayasa nilai dalam multidisiplin ilmu

d)      Mendokumentasikan hasil yang diperoleh guna inovasi dimasa datang.

PELAKSANAAN REKAYASA NILAI DILAKUKAN DENGAN WAKTU TAHAPAN SEBAGAI BERIKUT :

Pada tahap selama atau segera setelah detail design engineering belum diserahkan kepada kontraktor. Di mana tanggung jawab studi adalah pemilik proyek.

Pada tahap selama atau sebelum pelaksanaan konstruksi. Dengan tanggung jawab kontraktor.

Proses rekayasa nilai dilakukan dalam kerangka sisimatis sehingga hasil akhir yang dicapai sesuai tujuan yang direncanakan

Dengan cara-cara sebagai berikut :

a)      Melakukan identifikasi masalah dengan mengumpulkan informasi dan data dari perencanaan yang telah ada sebelumnya serta dokumen proyek yang sedang ditangani

b)      Mengkaji obyek di mana rekayasa nilai hendak dilakukan dengan acuan fungsi dari intalasi tetap. Dan dihitung biaya alternatif sebagai hasil kajian.

c)      Melakukan analisis biaya versus fungsi terhadap beberapa alternatif untuk mendapakan solusi terbaik dari segi biaya.

d)      Setelah solusi terpilih, dan dikembangkan terhadap standar-standar berlaku.

e)      Pada akhirnya, hasil rekayasa nilai didokumentasikan dan dipaparkan kepada pemilik proyek.

Terima kasih