ASPEK-ASPEK DALAM MANAJEMEN PROYEK.

PERENCANAAN PENGENDALIAN JADWAL PROYEK. 

KULIAH KE.II. 

Dosen : Ir. Zainuddin

Beberapa aspek yang menjadi masalah dalam manajemen proyek serta membutuhkan penanganan yang cermat adalah :

Aspek Keuangan : Ini berkaitan dengan pembelanjaan dan pembiayaan proyek . Biasanya berasal dari modal sendiri dan/atau pinjaman dari bank 

      atau investor dari dalam jangka pendek atau jangka panjang.

Aspek Anggaran Biaya : ini berkaitan dengan perencanaan dan pengendali -

     an biaya selama proyek berlangsung . Perencanaan yang matang dan ter-

     perinci akan memudahkan proses pengendalian biaya , sehingga biaya yang

     dikeluarkan sesuai dengan anggaran yang direncanakan

Aspek Manajemen Sumber Daya Manusia : Ini masalah kebutuhan dan alokasi SDM selama proyek berlangsung . Agar tidak menimbulkan masalah

      yang komplek , perencanaan SDM didasarkan atas organisasi proyek yang dibentuk sebelumnya dan proses staffing SDM serta tujuan proyek.

SELANJUTNYA,

Aspek Manajemen Produksi. Ini berkaitan dengan hasil akhir dari proyek akhir proyek negatif bila proses perencanaan dan pengendaliannya tidak baik. Agar hal ini tidak terjadi , maka dilakukan berbagai usaha untuk meningkatkan produktivitas SDM, meningkatkan efisiensi proses produksi  dan kerja , meingkatkan kualitas, melalui jaminan mutu, dan pengendalian mutu.

Aspek Harga. Masalah ini timbul karena kondisi eksternal dalam hal persai- ngan harga, yang dapat merugikan perusahaan karena produk yang dihasil- kan membutuhkan biaya produksi yang tinggi dan kalah bersaing dengan produksi lain.

 Aspek Efektivitas dan Efisiensi. Ini dapat merugikan bila fungsi produk yang dihasilkan tidak terpenuhi/tidak efektif, sehingga usaha produksi membu -  

      tuhkan biaya yang besar.

Selanjutnya

Aspek Pemasaran :  Ini berkaitan dengan perkembangan faktor eksternal  sehubungan dengan persaingan harga, strategi promosi, mutu produk  serta  analisis pasar yang salah terhadap produksi yang dihasilkan.

Aspek Mutu : Ini berkaitan dengan kualitas produk akhir yang nantinya dapat meningkatkan daya saing serta memberikan kepuasan bagi pelanggan.

Aspek Waktu : Ini masalah waktu dapat menimbulkan kerugian biaya bila terlambat dari yang direncanakan serta akan menguntungkan bila dapat dipercepat.

Stakeholder  proyek

Agar keinginan dan kebutuhan masing-masing pihak dalam suatu proyek agar dapat untuk  pencapaian sasaran dan tujuan, perlu dilakukan identifikasi terhadap  organisasi individual (stakeholder) selama proyek berlangsung.                                                                                                   

Stateholder  proyek secara umum seperti di bawah ini :

Manajer Proyek : seseorang yang bertanggung jawab  mengelola proyek.

Pelanggan  (customer) : seseorang /organisasi yang menggunakan produk proyek.

Organisasi proyek : Susunan tugas dan wewenang individual .

Sponsor : Penyedia sumber dana untuk proyek.

Stakeholder untuk proyek konstruksi sebagai berikut.

1. Pemilik Proyek : Seseorang atau perusahaan yang mempunyai dana, memberikan tugas kepada seseorang atau perusahaan yang memeliki keahliah dan pengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan agar hasil proyek sesuai sasaran dan tujuan yang ditetapkan . 
2. Konsultan : Seseorang atau perusahaan yang ditunjuk oleh pemilik yang memiliki keahlian dan pengalaman membangun proyek konstruksi,     

        Terdiri atas :

Konsultan Perencana : Seseorang atau perusahaan yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam merencanakan proyek konstruksi , seperti , Perencana Struktur, Perencana Arsitektur dan lain-lain.

Konsultan Pengawas : Perusahaan yang memiliki keahlian dan pengala-   man dalam pengawasan proyek.

Konsultan Manajemen Konstruksi : Perusahaan yang mewakili pemilik dalam pengelolaan proyek, sejak awal sampai akhih proyek.

selanjutnya

3. Kontraktor : Perusahaan yang dipilih dan disetujui untuk melaksanakan

     pekerjaan kontruksi yang direncanakan sesuai dengan keinginan pemilik

     proyek  dan bertanggung jawab penuh terhadap pembangunan fisik proyek

     Penentuan kontraktor melalui lelang/tender atau melalui penunjukan

     langsung.

Sub kontraktor  : Pihak yang ditunjuk oleh kontraktor dan disetujui oleh pemilik untuk mengerjakan sebagian pekerjaan kontraktor pada bagian fisik proyek yang memiliki keahlian khusus/spesialis.

Pemasok (Supplier) : Pihak yang ditunjuk oleh kontraktor untuk memasok-kan material yang memiliki kualifikasi yang dinginkan oleh pemilik.

Stakeholder proyek konstruksi

        

Kontrak-kontrak pada proyek

     Kontrak pada proyek menentukan hak dan kewajiban antara dua belah pihak  atau lebih yang terlibat dalam kontrak, biasa dilakukan antara pemilik dengan konsultan atau kontraktor, kontraktor dengan pemasok dan lain-lain. Dan kontrak mempunyai aspek hukum yang kuat serta mengikat.

      sehingga yang terlibat mempunyai kewajiban yang harus dipenuhi, ditulis dengan jelas dalam dokumen kontrak.

     Kontrak Proyek Konstruksi

Proyek konstruksi mempunyai dua jenis kontrak, yaitu kontrak penawaran    bersaing dan kontrak penawaran negosiasi.

1.1 Kontrak Penawaran bersaing : 

Kontrak penawaran bersaing terdiri dari atas :

1.    Kontrak Lumsump, di mana biaya yang harus dikeluarkan pemilik proyek adalah suatu jumlah tetap yang terdapat dalam perhitungan seluruh aspek pekerjaan sesuai dengan dokumen kontrak.

Jenis kontrak lumpsump ini mempunyai karakteristik sebagai berikut.

Jumlah biaya  yang ditetapkan sudah memperhitungkan kesulitan-kesulitan serta biaya-biaya tak terduga, sehingga tidak ada tambahan biaya lagi untuk kondisi tersebut.

Banyak dipakai karena berisiko minimal bagi pemilik proyek,

Biaya yang harus disediakan dapat diketahui lebih awal.

Kontrak ini tidak cocok untuk volume pekerjaan yang tidak pasti seperti  pekerjaan penggalian tanah dan pekerjaan pondasi.

 2. Kontrak Unit Price : ini didasarkan atas estimasi volume pekerjaan yang telah diklarifikasi bersama-sama pemilik proyek dengan jumlah biaya per unit pekerjaan .

      

Jenis Kontrak  ini mempunyai karateristik sebagai berikut :

Estimasi volume pekerjaan dihitung oleh wakil pemilik proyek seperti konsultan pengawas bersama kontraktor.

Selanjutnya ,

Biaya pada awal proyek tidak dapat ditentukan secara pasti karena volume pekerjaan juga tidak pasti.

Perlu pengawasan ketat karena pembayaran dilakukan atas volume aktual yang harus disepakati bersama.

Biaya akhir yang telah ditetapkan dengan resikonya ditanggung bersama berdasarkan kesepakatan yang diperoleh.

1.2 . Kontrak  Penawaran Negosiasi  Biaya.

Kontrak penawaran Negosiasi Biaya adalah : melakukan transaksi dengan cara penawaran yang dilakukan oleh dua pihak, yaitu pemillik proyek dan kontraktor pelaksana yang dikenal pemilik, dengan harapan diperoleh harga penawran yang sesuai dengan keinginan pihak-pihak tersebut.

Kontrak  ini terdiri atas :

Kontrak Lumpsump, harga ditentukan dari negosiasi penawaran yang dilakukan oleh pemilik proyek dengan kontraktor.

Unit Price, Jenis ini juga sama dengan cara kontrak penawaran bersaing , namun harga ditentukan berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak.

Kontrak Cost plus fee, pembayaran oleh pemilik proyek didasarkan atas daftar biaya yang dikeluarkan oleh kontraktor setelah proyek selesai ditambah dengan keuntungannya.

Kontrak ini mempunyai karakteristik sebagai berikut :

 1. kontrak pembayaran dan metode kerja, hasil akhir proyek serta jumlah keuntungan  utk kontraktor harus diuraikan secara jelas.

 2. Diperlukan metode akunting.

 3. Resiko besar, yang ada pada pemilik proyek , terjadi bila kontraktor melakukan kecurangan karena pengawasan tidak ketat.

Manajemen sumber daya

Dalam pengelolaan proyek yang cukup besar, pengambilan keputusan mengenai kuantitas dan kualitasnya harus diperhatikan dengan cermat . Macam-macam sumber daya itu adalah tenaga kerja/manusia, peralatan, material/bahan baku, serta modal.

Perencanaan sumber daya dengan metode yang benar dan evaluasi yang kontinu akan memberikan tingkat efektivitas dan efisiensi tinggi , sehingga hasil yang dicapai memuaskan pemilik proyek.

Dalam menentukan alokasi sumber daya untuk proyek, beberapa aspek yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan adalah sebagai berikut : 

Jumlah sumber daya yang tersedia dengan kebutuhan maksimal proyek.

Kondisi keuangan untuk membayar sumber  daya yang akan digunakan.

Produktivitas sumber daya .

Kemampuan dan kapasitas sumber daya yang akan digunakan.

Efektivitas dan efisiensi sumber daya yang akan digunakan.

Manajemen sumber daya manusia.

Sumber daya manusia pada suatu proyek dibagi dua kategori yaitu : tenaga kerja tetap dan tenaga kerja 

tidak tetap.

Tenaga kerja/karyawan tetap biasanya  dikelola oleh perusahaan dengan pembayaran gaji tetap setiap bulannya dan diberi fasilitas lain dalam rangka memelihara produktivitas kerja karyawan serta rasa kebersamaan dan rasa memiliki perusahaan.

Tenaga kerja tidak tetap , dimaksudkan agar perusahaan tidak terbebani oleh pembayaran gaji tiap bulan bila proyek tidak ada .

Tugas , tanggung jawab dan wewenang masing-masing pihak dapat dijalankan sesuai dengan rencana dan aturan-aturan perusahaan :

Tugas dikaitkan dengan kedudukan pekerjaan , berdasarkan tugas pokok, tugas tidak pokok yang dibebankan pada sekelompok personel, hingga pekerjaan itu dapat dilaksanakan dengan pencapaian maksimal.

Selanjutnya.

Tanggung jawab : memegang kendali pekerjaan yang diberikan berdasarkan

     kemampuan yang dimiliki personel dengan segala resikopekerjaan yang dihadapi.

Wewenang  : dikaitkan dengan otoritas seorang dalam memikul suatu tugas

     dan kewajiban dengan melakukan pengambilan keputusan atas pekerjaan yang dihadapinya.

Tugas pekerjaan manajer proyek :

1. Melapor kepada Direktur Perusahaan dan Pemilik Proyek/yang mewakilinya.
2. Mengawasi/mengarahkan Site Manajer, Site Engineer, Pelaksana, logistik, Administrasi dan Keuangan.
3. Fungsi Pokok :

Memimpin dan mengarahkan segala sumber daya yang ada dalam proyek untuk mencapai sasaran Proyek. Dan kewajiban serta tanggung jawab’

Menjamin terselenggaranya kegiatan proyek serta tersdianya fasilitas pendukung  sesuai rencana yang telah ditetapkan.

Menjamin terselenggara administrasi kegiatan penanganan proyek’

Menjamin tersedianya  material, tenaga kerja, dan peralatan sesuai dengan jadwal yang telah dibuat.

Menjamin terlaksananya pengendalian biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja.

Selanjutnya,

4. Wewenang

Mengarahkan dan memimpin seluruh kegiatan proyek.

Mengarahkan , memimpin kegiatan penilaian hasil progress pekerjaan.

Mengawasi, mengendalikan persedian alat, material dan tenaga kerja

Membuat penjadwalan material, alat dan tenaga kerja

Mengawasi dan mengendalikan cashflow proyek

Mengarahkan tindakan perbaikan proyek

Memimpin dan mengambil keputusan dalam rapat-rapat internal proyek.

5. Hubungan Kerja.

Bekerja sama dengan pihak internal perusahaan, seperti Site Manajer, Site Engineer, Manajer Logistik, Manajer Administrasi dan Keuangan.

Bekerja sama dengan seluruh eksternal perusahaan seperti pemilik proyek, konsultan perencana, konsultan pengawas, subkontraktor, serta pemasok.

Tingkat kebutuhan tenaga kerja pada proyek.

Pada awal proyek, jumlah tenaga kerja sedikit, kemudian sesuai dengan jumlah volume pekerjaan akan naik, dan turun menjelang akhir proyek.

Manajemen sumber daya perlatan

Dalam menentukan alokasi sumber daya Peralatan yang akan digunakan dalam suatu proyek , kondisi daerah kerja serta kondisi perlatan perlu diidentifikasi terlebih dahulu :

Beberapa yang perlu diidentifikasi adalah :

1. Medan Kerja , untuk menentukan kondisi medan kerja mudah, sedang atau berat. Kapasitas peralatan yang digunakan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi tersebut.

2. Cuaca, ini perlu dilakukan khususnya pada proyek dengan lahan terbuka, cuaca hujan menyulitkan pengendalian peralatan, baik mobilisasi dan lain2

3. Mobilisasi Peralatan  kelokasi proyek perlu direncanakan  dengan detail, khususnya peralatan – peralatan berat, keadaan jalan atau jembatan kecil.

4. Komunikasi yang memadai antar operator peralatan dengan pengendali

      pekerjaan harus terjalin baik,agar langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan rencana.

Selanjutnya,

5. Fungsi Peralatan harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan untuk menghindari tingkat pemakaian yang tidak efektif dan efisien.

6. Kondisi Peralatan harus laik pakai agar pekerjaan tidak tertunda karena peralatan rusak. Bila perlu tenaga teknisi harus disiapkan di lapangan.

Pada beberapa proyek, penggunaan dan jenis peralatan dapat dibagi atas tingkat beratnya pekerjaan :

1. Alat Berat seperti , Bulldozer, dumptruck, motor grader bachhoe dll, digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan berat, seperti pembukaan lahan, penggalian tanah dengan volume besar.

2. Peralatan Ringan seperti, mixer pengaduk beton di lokasi proyek, atau bar cutter untuk pemotongan besi beton  dan lain-lain.

3. Pada proyek manufaktur dikenal pula peralatan forklift dan crane pengangkut barang/material diseputar lokasi.