I.MANAJEMEN PROYEK

Bahan Kulyah Jadwal Proyek Unmuha

A. Pendahuluan

Manajemen sebagai ilmu mengelola suatu kegiatan yang

skalanya dapat bersifat  kecil atau bahkan sangat besar, mempunyai ukuran tersendiri terhadap hasil akhir. Dengan menerapkan hasil

prinsip-prinsip dasar manajemen yang  sama oleh individu atau

organisasi yang berbeda,hasil  akhir proses manajemen dapat berbeda satu sama lain. Ini karena ada perbedaan-perbedaan budaya, pengalaman,lingkungan, kondisi sosial, tingkat ekonomi, karakter

sumber daya manusia serta kemampuan untuk mengusai prinsip- prinsip dasar  manajemen.

Perkembangan ilmu pengetahuan tentang manajemen berjalan

beriringan dengan perkembangan praktis yang terjadi sehari-

hari  dalam laju kemajuan implementasi prinsip-prinsip manaje

men pada masyarakat . Pengalaman selama proses implementa-

si memberikan suatu data primer yang berguna untuk mengem-

bangkan teori-teori manajemen agar menjadi lebih luas dan

mempunyai nilai tambah, sehingga dapat menyesuaikan dengan

perubahan-perubahan yang terjadi dan memberikan kontribusi

bagi perkembangan ilmu manajemen baik secara teoritis mau-

pun praktis.

—  Menurut  (iing Rochman K. dkk, 1993) Manajemen adalah pro-

ses kegiatan dari seorang pimpinan yang harus dilakukan de-

ngan mempergunakan cara-cara pemikiran yang ilmiah mau-

pun praktis untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan de-

ngan melalui kerja sama orang-orang lain sebagai sumber te-

naga kerja, serta memanfaatkan sumber  lainnya dan waktu

yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya.

Secara singkat :

—  Manajemen adalah proses kegiatan pencapaian tujuan mela-

lui kerja sama orang-orang lain.

—  Untuk memberikan gambaran tentang manajemen, selanjut-

nya diuraikan ruang lingkup manajemen, seperti definisi dan

kegiatan-kegiatan dalam manajemen, manajemen proyek,ka-

rakteristik proyek , stakeholder (pemangku kepentingan) pa-

da proyek serta organisasi proyek , kontrak-kontrak  pada pro-

yek, kinerja proyek, manajemen lingkungan, manajemen re-

siko serta sistem informasi manajemen proyek yang dijelas-

kan dalam uraian berikut.

2. Definisi dan Aspek-Aspek dalam Manajemen Proyek

 Manajemen

Suatu ilmu pengetahuan tentang seni memimpin organisasi

yang terdiri atas kegiatan perencanaan, pengorganisasian,pe-

laksanaan dan pengendalian terhadap sumber-sumber  daya

yang terbatas dalam usaha mencapai tujuan dan sasaran

yang efektif dan efisien. (Abrar Husen, 2009).

Tujuan Manajemen

Mendapatkan metode atau cara teknis yang paling baik agar dengan

sumber-sumber daya yang terbatas diperoleh hasil maksimal dalam

hal ketepatan , kecepatan , penghematan dan keselamatan kerja se-

cara komprehensif.

Unsur-Unsur Manajemen.

Tujuan : Sasaran yang hendak dicapai dalam optimasi biaya, mutu

waktu dan keselamatan.

Pemimpin : Mengarahkan organisasi dalam mencapai sasaran dan

tujuan

Sumber-Sumber daya yang terbatas : Manusia,Modal/biaya,peralatan

dan material.

Kegiatan :Perencanaan, pengorganisasian,Pelaksanaan dan  Pengenda-

lian.

B. KEGIATAN

Dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditentukan,maka seorang

pimpinan harus melakukan rangkaian kegiatan atau fungsi-fungsi yang

tepat. Secara fisik seorang pimpinan tidak menjalankan sendiri kegiatan

 itu biasanya telah dilimpahkan atau didelegasikan kepada bawahannya.

Akan tetapi dia sebagai pimpinan harus meyakini dan memperhatikan

perlunya ada rangkaian demi tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan

Kegiatan tersebut ,  

1. Perencanaan, (Planning),

2. Pengorganisasian

3. Pelaksanaan (Actuating),dan

4. Pengendalian (Controling)    

1.Perencanaan(Planning)                                                                            

    Perencanaan ialah proses kegiatan pemikiran, dugaan dan pe-

nentuan-penentuan prioritas yang harus dilakukan secara nasio-

nal sebelum melaksanakan tindakan yang sebenarnya.

Pada kegiatan ini dilakukan antipasi tugas dan kondisi yang ada

dengan  menetapkan sasaran dan tujuan yang harus dicapai ser-

ta menentukan kebijakan pelaksanaan, program yang akan dila-

kukan , jadwal waktu pelaksanaan, prosedur pelaksanaan secara

administratif dan operasional serta alokasi anggaran biaya dan

sumber daya.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian merupakan proses penyusunan pembagian

Kerja ke dalam unit-unit kerja dan fungsi-fungsinya beserta pene

tapannya dengan cara-cara yang tepat mengenai orang-orangnya

(staffing) yang harus menduduki fungsi-fungsi itu berikut penen-

tuannya dengan tepat tentang hubungan , wewenang dan tang-

gung jawabnya.

Struktur organisasi yang  sesuai  dengan  kebutuhan  proyek  dan

Kerangka penjabaran tugas personil penanggung jawab yang je-

las, serta kemampuan personel yang sesuai keahliannya, akan di-

peroleh hasil positif bagi organisasi. 

3. Pelaksanaan (Actuating)

Kegiatan ini adalah implementasi dari perencanaan yang telah di

tetapkan, dengan melakukan tahapan pekerjaan yang sesungguh

nya secara fisik atau non fisik sehingga produk akhir sesuai de-

ngan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan.

Karena kondisi perencanaan sifatnya masih ramalan dan subyek-

tif serta masih perlu penyempurnaan, dalam tahapan ini sering

terjadi perubahan-perubahan dari rencana yang telah ditetapkan

Pada tahapan ini juga telah ditetapkan konsep pelaksanaan serta

Personel yang terlibat pada organisasinya, kemudian secara de-

tail menetapkan jadwal,program,alokasi biaya serta sumber daya

4. Pengendalian (Controlling)

Pengendalian atau kontrol adalah rangkaian kegiatan yang harus dila-

kukan untuk mengadakan pengawasan, penyempurnaan dan penilaian

(evaluation) untuk menjamin bahwa tujuan dapat tercapai sebagaima-

na yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

Pengendalian itu perlu untuk mengetahui sampai di mana pekerjaan   

sudah dilaksanakan, sumber-sumber yang telah dimanfaatkan, ham-

batan dan sebaagainya.                                  

C. Sumber-Sumber Yang Diperlukan

Keempat kegiatan tersebut haruslah dilaksanakan dengan serasi

dan dengan cara yang setepat-tepatnya, sehingga tujuan organi-

sasi dapat dicapai dengan setepat-tepatnya pula.Itu semua tidak

mungkin dilaksanakan dengan tepat tanpa adanya sumber-sum-

ber atau sarana-sarana yang harus dimanfaatkan dan didayaguna-

kan dengan tepat pula.

Sumber-Sumber yang dimaksud pada pokoknya adalah :

1.Manusia atau tenaga kerja (Manpower)

2. Uang atau biaya (Money)

3. Bahan-bahan atau material (Materials)

4. Mesin dan Peralatan (Machines and Equipment)

1. Sumber Tenaga Kerja (Manpower)

Untuk melaksanakan fungsi-fungsi pimpinan dengan setepatnya mau-

pun untuk mencapai keseluruhan tujuan yang sudah ditetapkan den-

ngan setepat-tepatnya maka salah satu sumber yang diperlukan ialah

tersedianya tenaga kerja yang sesuai, baik jumlah maupun mutunya.

Jadi tenaga kerja adalah unsur yang mutlak diperlukan dan bahkan

yang “terpenting” bagi berhasilnya pencapaian tujuan organisasi.

Tanpa Manusia tidak akan ada kegiatan, dan tanpa kegiatan, tujuan

tak akan tercapai.

2.Sumber Uang Atau Biaya(Dana/Money)

Manusia  bukanlah merupakan sumber atau unsur satu-satunya

yang diperlukan.  Manusia bisa lelah, sakit, lalai, bosan dsbnya.

Untuk menghindarkan hal-hal itu perlu diberikan kepuasan, yak

ni sebagai imbalan terhadap jerih payahnya, maka kepada manu-

sia  perlu diberikan Perangsang dan salah satu perangsang bisa

berupa “Uang (money). Disamping itu uang juga diperlukan un-

tuk pembiayaan pelaksanaan kerja. Jadi uang juga sumber yang

Sangat penting bagi pelaksanaan manajemen dengan setepat-

tepatnya.

3.Sumber Material (Materials)

Istilah material dimaksudkan untuk memberikan arti adanya bahan-

bahan yang juga merupakan sumber yang diperlukan bagi pelaksana-

an fungsi-fungsi pimpinan dan juga bagi pencapaian tujuan organisasi

Sesuatu pekerjaan sering macet ditengah jalan misalnya dikarenakan

tidak cukup tersedianya bahan-bahan atau material yang diperlukan.

Sehingga jelas bahwa material disamping manusia dan uang adalah

sumber –sumber yang ada juga diperlukan di dalam rangka proses

manajemen secara lebih berhasil.

4. Sumber Mesin dan Peralatan Kerja

Mengingat manusia itu bisa lelah sakit atau lalai, maka untuk meng-

hemat tenaga dan energi manusia,dan juga demi mengakui arti pen-

tingnya manusia di dalam organisasi, serta mempercepat proses ker-

ja, maka dipergunakan “Mesin” dan peralatan kerja seperti kalkulator

komputer dan lain-lain.

Semua yang diuraikan di atas adalah sumber-sumber yang diperlukan

Dalam rangka melaksanakan kegiatan manajemen.

Selain hal-hal tersebut di atas, ada satu hal lagi yang perlu diperhati-

kan yakni faktor waktu (time), kalaupun sumber-sumber tersedia,

namun apa bila waktunya tidak tersedia maka gagal pelaksanaan

Fungsi-fungsi manajemen .

PROYEK

—  Gabungan dari sumber-sumber daya seperti manusia , material ,perala-

    tan dan modal/ biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi se-

    mentara untuk mencapai sasaran dan tujuan. (Abrar  Husen, 2009)

—  Dari semua uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa Manajemen

   Proyek adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan

   cara teknik yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk

    mencapai  sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar mendapat    

   hasil yang optimal dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu, serta kese-

    lamatan kerja.(Abrar Husen, 2009)

II.PENYELENGGARAAN PROYEK

—  Tujuan

Pertama-tama kita harus mengetahui lebih dahulu apa batasan-bata-

     san  dari  “Tujuan” penyelenggaraan proyek itu.

—  Tujuannya antara lain adalah : “ Proyek yang berjalan dengan Sukses”

    Yaitu suatu Proyek yang sukses harus :                                                

    1.Tepat waktu

    2.Tepat Quality

    3.Tepat Quantity

    4.Tertip Administrasi & Keuangan

    5.Memperoleh Profit  yang wajar.

a.Tepat waktu

—  Pada saat kegiatan /penyelenggaraan proyek, pada umumnya waktu

    pelaksanaan sudah ditetapkan oleh owner disaat penjelasan lelang.

    Pada waktu pengajuan lelang, kontraktor secara garis besar sudah harus  mulai menyusun Rencana kerja serta Rencana Peralatan dan

    lain-lain berdasarkan volume pekerjaan dan waktu yang tersedia.    

   Tepat waktu adalah suatu faktor yang cukup penting baik bagi owner

    maupun bagi kontraktor  itu sendiri. Bagi owner, proyek yang tepat

    waktu  akan mengakibatkan  Manfaat proyek yang telah direncanakan

    sebelumnya akan dapat terwujud secara tepat, sedangkan bagi kon-

    traktor itu sendiri akan mengakibatkan antara lain : 

—  Pengeluaran over head dan lain-lain akan tepat seperti  yang direnca-

     nakan, dengan demikian tidak mengurangi profit yg telah direncanakan.

—  Nama baik kontraktor akan terangkat sehingga dapat memperoleh ke-

    percayaan  yang lebih dari owner.

    Dengan  demikian tepat waktu merupakan salah satu pengelenggaran proyek

b. Tepat Quality

Tepat quality adalah bahwa kualitas/kualitas  harus  sesuai/memenuhi

persyaratan –persyaratan  yang  telah ditetapkan dalam dokumen kontrak

(specifikasi)

Walaupun  proyek tersebut tepat waktu tetapi dalam hal kualitasnya tidak

baik (tidak tepat kualitas) maka akan dapat mengakibatkan rusaknya hasil

pekerjaan secara cepat. Hal ini akan mengakibatkan  jatuhnya nama kon-

traktor (performance kontraktor) sehingga akan sulit untuk memperoleh

kepercayaan owner  guna mengikuti tender-tender yang akan datang. Dan

mengakibatkan kerugian bagi owner  dan masyarakat luas

c.Tepat Quantity

Tepat quantity adalah : total dari hasil akhir pekerjaan tersebut

tidak  jauh berbeda  dari total yang telah direncanakan semula.

Memang tidak mungkin aktual total akan 100 % sama dengan

rencana ,namun hendaknya perbedaan jangan terlampau besar

Karena hal ini akan mengakibatkan aktual total cost yang yang

Jauh lebih besar dari rencana, tentu saja akan merugikan owner

Walaupun  kontraktor tidak terpengaruh oleh faktor ini,namun

kontraktor  berkewajiban untuk turut serta dalam mengaman-

kan total cost suatu proyek.

d. tertip administrasi

Yang dimaksud tertip administrasi adalah : mencakup administrasi tata

Persuratan, keuangan, pengarsipan dan lain-lain.

Administrasi adalah pendukung dari seluruh kegiatan-kegiatan proyek,

oleh karena itu bila adminstrasi kacau maka akan berakibat tidak sukses-

nya penyelenggaraan suatu proyek.

e. Profit yang wajar

—  Tujuan utama yang lain dari penyelenggaraan proyek adalah : mempe-

     roleh profit . Karena tanpa profit tentunya kontraktor tidak akan dapat

     bertahan hidup, namun hendaknya profit tersebut diperoleh secara wajar , dalam arti profit didapat dengan tidak mengesampingkan tujuan-tujuan lain di atas yaitu  : tepat quality, tepat quantity, tepat wa ktu dan tertip administrasi.         

  

               TERIMA KASIH